Neljä kysymystä vuorovaikutustilaisuuden suunnittelijalle

Arvokortit

Lapin liiton matkailustrategian laatimiseen liittyvässä visiotyöpajassa työskenneltiin arvo- ja visiokorteilla. Kuva: Tiina Merikoski

Teemme parhaillaan yhteistyötä Espoon kaupungin ja Aalto-yliopiston kanssa hankkeessa, jossa valmennamme arkkitehti- ja maisema-arkkitehtiylioppilaita asukastilaisuuksien suunnittelussa ja ohjauksessa.

Pidin Eija Hasun kanssa luennon opiskelijoille asukasyhteistyöstä, kodin ja täydennysrakentamisen merkityksistä sekä vuorovaikutustilaisuuksien suunnittelusta. Listasin luennolla omasta mielestäni neljä tärkeintä kysymystä, jotka jokaisen tilaisuuden suunnittelijan tulisi kysyä itseltään ja/tai hankkeeltaan – ja ajattelin jakaa ne nyt myös teidän kanssanne.

  1. Mikä on se kokonaisuus, johon järjestettävä tilaisuus liittyy?

Sillä, missä vaiheessa esimerkiksi suunnittelu- tai kaavoitusprosessi on, on merkitystä tilaisuuden teeman, siellä tuotettavan tiedon ja aineiston, kokoonpanon (ketä kutsutaan) sekä tulosten kannalta.

Lisäksi vain kokonaisuuden kautta voimme ymmärtää mihin osallistujat voivat vaikuttaa: mistä asioista on jo päätetty, mitä on lyöty lukkoon ja mitä voidaan vielä muuttaa esim. tilaisuudessa käydyn keskustelun tai tulosten pohjalta.

On tärkeää, ettei osallistujille luvata vaikuttavuutta silloin kun sitä itse asiassa ei lähtökohtaisestikaan ole olemassa.

  1. Mitä tilaisuudella tavoitellaan?

Tilaisuuden onnistumiseksi sille tai yhteistyölle asetetut tavoitteet on kirkastettava paitsi itselleen myös muille hankkeeseen tai tilaisuuteen liittyville henkilöille ja tahoille. Tavoitteiden tiivistäminen auttaa esimerkiksi tavoittamaan oikean kohderyhmän (halutaanko kerätä asukkaiden näkemyksiä tai kokemuksia, asiantuntijatietoa vai esimerkiksi parantaa alueellisten toimijoiden yhteistyötä) sekä suunnittelemaan tilaisuuden kulun siten, että se parhaiten toteuttaa ja tukee näitä tavoitteita.

Tavoitteet kytkeytyvät tietysti myös siihen laajempaan kokonaisuuteen, johon tilaisuuskin: onko se osa lakisääteistä osallistumis- ja arviointisuunnitelmaa vai onko hankkeessa tai sen vaiheessa ilmennyt tiettyjä tiedontarpeita, joiden vuoksi tilaisuus halutaan järjestää?

Toisaalta myös se, mitä tai minkälaisia tuloksia tilaisuudelta odotetaan, vaikuttaa siihen miten se kannattaa suunnitella ja ohjata: halutaanko työpajan tai tilaisuuden tuloksena tuottaa tietynlaista materiaalia tai aineistoa vai onko tavoitteena esimerkiksi yhteistyön ja luottamuksen rakentaminen pitkällä aikavälillä?

  1. Millä tavoilla tilaisuudessa tuetaan tiedon tuottamista ja keräämistä?

Olennainen osa tilaisuuden suunnittelua on tietysti sen kulku ja käytettyjen menetelmien valinta tai kehittäminen. Käsikirjoittaminen on hyvä tapa varmistaa tilaisuuden looginen eteneminen. Käsikirjoituksen avulla voidaan myös testata kulkua ja menetelmiä etukäteen. Samalla tilaisuuden mahdolliset kipupisteet ja esimerkiksi menetelmien heikot tai hankalat kohdat on helpompi tunnistaa. Se puolestaan auttaa varautumaan yllätyksiin. Mitä vain voi olla edessä ja kiität huolellista valmistautumistasi aina kun onnistuneesti lennosta vaihdat B-suunnitelmaan.

Vuorovaikutusmenetelmiä on vaikka kuinka paljon ja kannustan hakemaan inspiraatiota eri lähteistä ja guidebookeista. Samalla varoitan valitsemasta menetelmää ”menetelmän vuoksi” ja rohkaisen tuunaamaan, räätälöimään ja kehittämään menetelmät vastaamaan juuri sinun tarpeisiisi. Menetelmien valintaan vaikuttavat myös se, keitä tilaisuuteen osallistujat ovat sekä se, onko tilaisuuksia yksi vai useampia.

Summa summarum, tavoitteet ja tiedontarpeet ohjaavat tilaisuuden kulkua ja menetelmien valintaa.

  1. Kuka tilaisuudessa tuotettua tietoa tai aineistoa tulee käyttämään?

Vuorovaikutustilaisuudessa käytetyt menetelmät ja työskentelytavat on suunniteltava siten, että ne innostavat ja motivoivat osallistujia sekä tuottavat sitä tietoa, mitä tilaisuudella haetaan.

Sen lisäksi parhaan mahdollisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi on pohdittava kenen käyttöön tulokset tulevat. Tilaisuuden suunnittelua ei kannata jättää siihen, kun kiitospuheenvuorot on pidetty, vaan jatkaa sen yli: miten tulokset ja aineisto käsitellään, kenelle kaikille ne jaetaan ja mitä erityistarpeita heillä on tilaisuudessa kerätyn tiedon tai aineiston suhteen? Tämä on tärkeää, jotta tulokset tulevat mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti hyödynnettyä. Samalla tilaisuuden vaikuttavuus kasvaa merkittävästi!

Sama tieto vaatii erilaisen käsittelyn riippuen siitä, mille kohderyhmälle viesti osoitetaan sekä siitä, mihin käyttötarkoitukseen tieto halutaan jalostaa.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *